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病院見学をメールで申し込むには?書き方・返信マナー・当日の注意点2017-08-14

就職活動

看護師が転職をするとき、職場の雰囲気などを知るために重要なのが病院見学です。病院見学では働いているスタッフの様子や患者さんとの関わり方などを、自分の目で確かめられるので、新しい職場に対する不安を軽減することができます。
では、病院見学をお願いするには、どのようなメールを送ればいいのでしょうか。
今回は、これから転職活動を考えている方や、病院見学を予定している方を対象に、見学を申し込むメールの書き方や文例、返信が来ない場合の対処法などをご紹介します。

病院見学を申し込むには

病院見学の申し込みも転職活動の一環です。基本的なマナーを守って申し込むようにしましょう。

病院見学は、必ず事前に申し込みをしてから参加します。電話やメール、Webサイトの申し込みフォームを利用したり、転職サイト経由で申し込んだりするのが一般的です。
中には申し込み方法を指定している病院もありますので、その場合は病院側の指示に従います。特に指定されていない場合は、担当者の業務の妨げにならないよう、メールで申し込むと良いでしょう。
病院によっては、希望日や見学したい診療科など、メールの記載内容についてWebサイトなどで案内している病院もありますので、記載内容に漏れがないか確認してから送ってください。

また、メールを送る際は、言葉遣いやマナーも大切です。文面だけのやりとりになるので、相手に対する配慮に欠けたメールを送らないよう注意しましょう。
次の項目からは良い印象を与えるメールの書き方について、具体的にご紹介します。

病院見学を依頼するメールの書き方

メールで病院見学を申し込む場合に気を付けたいポイントを「件名」「宛名」「本文」に分けてご紹介します。例も参考にしてください。

●気を付けるポイント
・件名
「件名」はひと目で内容がわかるよう、端的に記載します。件名のないメールや「よろしくお願いします」といった用件がわかりにくいものは、開封を後回しにされたり、迷惑メールと間違われたりしますので避けましょう。

・宛名
宛名は、病院名、担当部署、担当者名を正確に書くことが大切です。病院名を略したり、間違えて書いたりしないよう気を付けてください。
担当者の名前がわかっているのに「〇〇病院 △△部御中 □□ □□様」のように「御中」と「様」を併用するのは誤りです。個人名がわかる場合は「□□ □□様」、個人名がわからず病院や部署宛に送る場合は「△△部御中」と「御中」を使います。

・本文
本文は「はじめまして。」や「突然のご連絡失礼いたします。」などのあいさつと、自己紹介から書き始めます。病院見学を希望していることを簡潔に伝え、希望の日時や診療科があれば記入します。
また、「なぜその病院を見学したいのか」「病院のどこに魅力を感じているのか」など熱意を伝える一文があると好印象です。
最後のあいさつでは、「お手数ですが」や「お忙しいとは思いますが」など、相手に配慮した一言を添えるのがマナーです。
署名には、氏名や住所、連絡がつきやすい電話番号(携帯番号など)、E-mailアドレスを記載します。

●メールの例
件名:病院見学のお願い

医療法人○○会
○○病院
人事部 ○○ ○○様

突然のご連絡失礼いたします。
【自分の名前】と申します。

貴院のホームページを拝見し、
充実した教育プログラムや研修制度に大変魅力を感じました。
ぜひ一度病院見学をお願いしたく、ご連絡させていただきました。

日程につきましては、誠に勝手ながら
○月○日~○月○日の間で見学させていただきたいと考えておりますが、
貴院のご都合はいかがでしょうか。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

氏名
住所
電話番号(携帯番号)
E-mailアドレス

病院からメールが来たときの返信マナー

申し込みのメールを送った後、病院から返事が来たときの返信の仕方や、万が一返信が来ない場合の問い合わせはどうすれば良いのでしょうか。

●返信のマナー
病院から返事が来たら、内容の確認も含めたお礼のメールをすぐに送ります。
相手にどのメールに対する返信なのか知らせることができるので、件名は「Re:」を残したままで問題ありません。最後に自分の名前を追加すると、相手によりわかりやすくなるでしょう。
メールの本文はあいさつ文と名前を記入したあと、返信に対するお礼を必ず書きます。また、確認の意味を含めて見学の日時も記載します。
そのほか、見学までに確認しておきたいことがあれば、質問を付け加えても良いでしょう。

●メールの例
件名:Re:病院見学の日程(自分の名前)

医療法人○○会
○○病院
人事部 ○○ ○○様

お世話になっております。
【自分の名前】です。

この度はご返信いただきありがとうございます。
また、病院見学の機会をいただけるとのこと、重ねてお礼申し上げます。
○月○日△時に□□へお伺いいたします。

それでは、○○様のお話を伺えることを楽しみにしております。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

氏名
住所
電話番号(携帯番号)
E-mailアドレス

●返信が来ない場合
病院見学を希望するメールを送っても、返信がなかなか来ない場合はどうすれば良いのでしょうか。
自分が希望する日程が近づいているのに返信がない場合や、数日待っても連絡が来ない場合は、電話やメールで問い合わせてみましょう。先方にメールが届いていないことも考えられますので、問い合わせをする前には必ず送信履歴を確認し、宛先に不備がないか、送信が完了しているかチェックしてから連絡します。
日程に余裕がある場合はメールでも構いませんが、希望していた日時が迫っている場合は電話で直接問い合わせたほうが良いでしょう。

病院見学当日に気を付けること

実際に病院見学に行くときのために、見学時に気を付けたい注意点とチェックしたいポイントをお伝えします。

●気を付けるポイント
病院見学は、公式サイトや資料ではわからない情報を集めることができます。見学までに病院研究をしておき、聞き忘れがないよう質問をまとめておきましょう。相手の回答はメモを取りながら聞いておくと、同じ質問を繰り返すことがありません。

病院見学に行くときの服装は、特に指定がない場合は面接と同じようにスーツの着用が基本です。病院から私服で来るように指示される場合もありますが、その場合はジャケットを着用するようにしましょう。また、院内で靴音が鳴り響かないように、靴はヒールの低いパンプスを選ぶか、ナースシューズを持参するのがおすすめです。
病院見学は、面接ではありませんが、病院内では常に見られているという意識を持って行動することが大切です。求職者としてふさわしい振る舞いができているか、自分も病院側からチェックされていることを常に忘れないようにしましょう。

●見学時にチェックしたいポイント
見学時に確認しておきたいポイントの1つ目は、働いているスタッフの様子や態度です。将来的に自分が働く可能性もあるので、「看護師が笑顔で働いているか」「生き生きとしているか」などは大切です。
2つ目のポイントは「院内が整理整頓されているか」「衛生面の管理は十分か」という点です。整理整頓が行き届いていない病院は、片付ける余裕がないほど業務に追われていたり、院内感染の管理が不十分だったりする可能性があります。
3つ目のポイントとして、看護師が休めるよう配慮されているか、仮眠室や休憩室をチェックしておきましょう。たとえば、休憩や仮眠をとる場所とナースステーションが近すぎると、休憩中も機械のアラーム音やナースコールが耳に入り、ゆっくり休めない場合があります。また、きちんとした広さが確保されているかどうかも大切です。
4つ目のポイントは、看護師と患者さんの関係です。看護師の患者さんへの対応は親切か、看護師に相談や雑談が気軽にできる雰囲気かを確認しましょう。

病院見学の申し込みは転職成功のための第一歩

メールには、相手の業務を妨げず連絡できる便利さがありますが、言葉の選び方一つで送った人の印象を大きく変えてしまうこともあります。そのため、メールで病院見学を申し込む場合は、言葉遣いやマナーを守るのが大前提です。マナーを守った上で、その病院を見学したい理由や働きたいという熱意を、自分自身の言葉で丁寧に伝えるようにすると良いでしょう。
病院見学は、公式サイトや資料からはわからない病院の雰囲気を、自分自身の目で確認できる貴重な機会です。自分に合う病院を選び、転職を成功させるためにも、積極的に見学して働いている人の声を聞いてみましょう。

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