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病院見学の後はお礼状を出そう!失敗しない手紙とメールの基本マナー2017-08-14

就職活動

新卒採用のときに比べて、転職活動のときは実際に病院で働いた経験を活かし、自分が働きやすい環境を見極めることができます。そのためにしておきたいのが病院見学です。
病院見学では、看護師や研修医の方に話を聞いたり、働いている雰囲気を見たり、ナースステーションの様子や仮眠室の広さなども確認することができます。そして、病院見学に行った後は、感謝の気持ちを込めてお礼状を出すことが大切です。
ここでは、これから病院見学の予定がある方や、病院見学を考えている方を対象に、病院見学後のお礼状の出し方について具体的にご紹介します。

お礼状の基本マナー

病院見学をした後すぐにお礼状を出すと、病院側にも好印象を与えることができます。お礼状はできるだけ早めに、封書で送るのが一般的です。

●お礼状の送付は必須?
お礼状は病院見学に行った後に必ず出さなければならないものではありません。
自分が転職を検討している病院に、個人的に見学をお願いした場合などは、お礼状を出すことをおすすめします。転職サイトを通じて病院見学の申し込みをした場合や、病院見学ツアーなどに参加した場合には、現地でお礼を言えば十分な場合もあります。
見学した病院に転職したいという気持ちが強いほど、なるべく早くお礼状を送りましょう。

●いつ送ればいい?
お礼状は、できるだけ早めに送ることが重要です。自分以外にも病院見学に来ている人がいることも考えられますし、相手方に自分の印象がなるべく記憶に残るように、時間がたたないうちに送っておいたほうが良いからです。
手紙でお礼状を送るのであれば、病院見学をした翌日中にはポストに投函するように書き、メールの場合は当日中に送るようにしましょう。

●手紙とメールどちらの形式で送ればいい?
病院への志望度が高いほど、手紙でのお礼状をおすすめします。メールでのやり取りが一般的になっている中、手紙のほうが感謝の気持ちや熱意を伝えやすいでしょう。
また、メールで送ると大量のメールに紛れてしまい、あまり印象に残らないということも考えられます。

お礼状を手紙で送る場合

手紙でお礼状を書くと自分の気持ちを相手に伝えやすく、印象に残すこともできます。感謝の気持ちや見学時の感想などを、自分の言葉で書くことが大切です。

●用意するもの
白色で無地の便箋と封筒に、黒色のボールペンか万年筆で書くのが良いでしょう。便箋は縦書きのものを選び、封筒は一般的なB5判の便箋を三つ折りで入れられる長形4号を使用します。できれば上質紙で作られた、二重になっている封筒が望ましいです。
手紙の書き出し部分が上にくるように便箋を三つ折りにします。封筒を裏面に向け、便箋を書き出し部分が右上になる向きにして、封筒に入れます。

●頭語、時候のあいさつ、結語を忘れずに
手紙を書く際には、頭語と結語、時候のあいさつが必要です。お礼状以外にも使えるので、覚えておくと良いでしょう。

頭語とは、「拝啓」など手紙のはじめに書く言葉です。結語とは、「敬具」など手紙の終わりに書く言葉です。頭語と結語は、手紙を出す相手や状況によってさまざまな表現がありますが、セットで使うものが決まっています。例えば、「拝啓」で書き始めた手紙の終わりは「敬具」で終わります。より丁寧にするのであれば、「謹啓」で書き始め、「謹白」で終わります。

時候のあいさつとは、頭語の後に続く、季節のあいさつにあたる言葉です。手紙を出す時期によって文言が変わります。
例えば、1月には「新春の候」や「初春の候」などを使います。
2月には「余寒の候」、3月には「早春の候」、4月には「陽春の候」、5月には「新緑の候」、6月には「初夏の候」などを使います。夏至を迎える6月は、夏の訪れを表す文言以外に「梅雨の候」などを使うこともできます。
7月には「盛夏の候」、8月には「立秋の候」などを使います。
9月には「初秋の候」、10月には「紅葉の候」などを使用しますが、9月は「秋晴れの候」、などを使っても、良いでしょう。
11月には「晩秋の候」、12月には「初冬の候」などを使います。

●自分の言葉で感謝の気持ちを伝える
お礼状を書く際に最も重要なのは、お礼の気持ちや病院見学で学んだこと、感想などを自分の言葉で具体的に書くことです。インターネットや本などの文例は丸写しせず、自分の言葉で書きましょう。最低限のビジネスマナーが守られていれば、相手にも感謝の気持ちが伝わるはずです。

以上の内容を踏まえて、手紙で書く場合の例文をご紹介します。

拝啓 初冬の候、○○先生におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
先日は、お忙しい中、病院見学の機会をいただき、ありがとうございました。
貴院のスタッフの皆様のお話を聞き、熱い思いに触れることができて、大変勉強になりました。
質問や相談に乗ってくださった○○先生をはじめ、皆様のチームワークの良さも感じることができ、私もそのような恵まれた環境の中、○○病院で働きたいという気持ちが強くなりました。
今後はより一層、看護師としての努力を怠らず、日々精進して参ります。
この度は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
まずは略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具
平成○年 ○月○日
【自分の名前】
【自分の住所】

○○病院
○○先生

●封筒の宛名の書き方
封筒の宛先と宛名は縦書きで統一します。住所は省略せず、「○丁目○番地」などもすべて書くようにします。宛名は住所よりも大きめの文字で、病院名・部署名・担当者の肩書き・名前の順で書いていきます。担当者がいない場合は、病院見学を担当してくれた部署の責任者宛てにお礼状を出します。
宛名は封筒の真ん中に来るように、バランスを見ながら書きます。担当者が医師の場合は敬称を「○○先生」と書きます。「○○先生様」など、敬称が重複しないように注意しましょう。自分の住所と名前は封筒の裏の左下に全体の4分の1程度のスペースを使って書きます。

お礼状をメールで送る場合

メールでのお礼状は、病院見学を終えた後その日中に送信できるのがメリットです。

●メールで送る際のポイント
メールの件名は「病院見学の御礼」など、簡潔にわかりやすく書きます。
本文の最初には宛先として、病院名と部署名、担当者名を記載します。
宛先の後は改行をして、あいさつと自分の名前を名乗ります。その後、病院見学のお礼と見学の感想などを書きます。
最後は結びの言葉を書き、署名欄に自分の名前とメールアドレス、住所、電話番号を記載します。
メールには手紙ほど形式的な書き方はありませんが、敬語を最低限使い分けること、宛先と署名は必ず書くことなどに注意が必要です。

以上の内容を踏まえて、メールで出す場合のお礼状の例文をご紹介します。

件名:病院見学の御礼

○○病院 ○○課 ○○ご担当
○○様

本日、病院見学をさせていただいた【自分の名前】と申します。
お忙しい中、病院見学の機会をいただき、誠にありがとうございました。

実際に貴院のスタッフの皆様のお話を聞き、
仕事に対する考え方や医療への思いをお聞きすることができて、大変勉強になりました。
質問や相談に乗ってくださった○○先生をはじめ、
看護師や研修医の皆様のチームワークの良さも感じることができ、
私もぜひ○○病院でお仕事をさせていただきたいという気持ちが強くなりました。

今後はより一層、看護師としての努力を忘れず、日々精進して参ります。
まずは、御礼申し上げます。

*********************************************************************
【自分の名前】
【メールアドレス】
【住所】
【電話番号】
*********************************************************************

相手に印象づけるためにはお礼状を出そう

病院見学後に送るお礼状は、感謝の気持ちや「働きたい」という熱意が伝わり、相手に良い印象を与えるのに効果的です。必ず送らなければならないものではありませんが、そのちょっとした心遣いが、きっと転職活動にもプラスに働きます。
最低限のビジネスマナーを踏まえた上で、自分の言葉で文章を書くように意識して、お礼状を書いてみましょう。

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